Para las organizaciones, contar con un almacén de datos estructurado es fundamental, ya que permite cargar y centralizar la data de diferentes sistemas o fuentes de información de manera confiable, llegando a ser la única fuente de información para la compañía. En esta capa, llamada Data Warehouse, se pueden aplicar reglas de negocio y realizar análisis que permitan conocer lo que sucedió en las diferentes unidades y áreas del negocio.
No obstante, en la actualidad, existen organizaciones que carecen de herramientas tecnológicas para la gestión de sus datos y utilizan procesos manuales para trabajar y visualizar la data. Ahora bien, cuando las organizaciones son pequeñas, este proceso manual —y generalmente, a través de Excel— cumple con lo requerido, pero a medida que van creciendo y el volumen de datos también aumenta, estas herramientas no brindan la capacidad necesaria que permita un escalamiento sostenido para la visualización y el análisis de su información.
Esto puede traducirse en reportes que requieren más tiempo de preparación, mayores posibilidades de error y dificultades para acceder rápidamente a información actualizada. A medida que la organización crece, también aumenta la necesidad de contar con procesos más automatizados y una visión integrada de los datos.
Por eso, entre las tecnologías que brindan más beneficios se encuentran aquellas que involucran la inteligencia de negocios, también conocida como Business Intelligence (BI), por sus siglas en inglés.
¿Qué es y cuáles son los beneficios de las iniciativas de la inteligencia de negocios?
Es un conjunto de estrategias que combinan el almacenamiento, procesamiento, análisis y visualización de datos, soportados por una infraestructura tecnológica que ayuda a las organizaciones a tomar mejores decisiones estratégicas en el momento oportuno.
Su objetivo es transformar datos provenientes de diferentes fuentes en información útil y comprensible para los usuarios de negocio, facilitando el seguimiento de indicadores y el análisis del desempeño de la organización.
Te podría interesar este artículo: Business Intelligence: La clave para una buena toma de decisiones empresariales – MAS Analytics
Con su uso, se puede obtener una vista integral de los KPI’s relevantes para impulsar cambios, eliminar incongruencias o ineficiencias y adaptarse a las necesidades del entorno, ya que esta herramienta permite identificar patrones, tendencias y oportunidades en los datos para mejorar el rendimiento del negocio.
En ese sentido, un ecosistema analítico y la incorporación de herramientas como Power BI permiten que las organizaciones puedan lograr:
- Tomar decisiones basadas en datos: el BI proporciona información precisa y oportuna para respaldar la toma de decisiones. Al tener acceso a análisis detallados y reportes actualizados, los usuarios de negocio pueden tomar decisiones informadas y estratégicas, disminuyendo la dependencia de análisis manuales o información dispersa.
- Identificar tendencias y patrones: el análisis de datos permite identificar tendencias y patrones que pueden no ser evidentes a simple vista. Esto ayuda a comprender mejor el desempeño pasado y actual de la organización, así como detectar cambios o comportamientos relevantes para el negocio.
- Mejorar la eficiencia operativa: al recopilar, organizar y analizar datos de manera centralizada, el BI ayuda a eliminar la duplicidad de esfuerzos y la redundancia en los procesos. También permite reducir el tiempo destinado a recopilar y preparar información manualmente.
- Mejorar la colaboración y el trabajo en equipo: al tener acceso a datos actualizados y compartidos, los equipos pueden colaborar de manera más efectiva, facilitando la comunicación y el intercambio de información entre diferentes áreas. Esto permite trabajar sobre indicadores comunes y mantener una visión más alineada del negocio.
Recomendaciones antes de implementar un proyecto de Business Intelligence (BI)
El BI puede transformar la forma en que las organizaciones toman decisiones estratégicas basadas en datos y maximizan su rendimiento. Sin embargo, una implementación exitosa requiere una planificación y preparación adecuada, ya que no se trata únicamente de incorporar una nueva herramienta, sino también de definir qué información necesita el negocio y cómo será utilizada.
Por eso, te queremos dejar algunas consideraciones para lograr con éxito la implementación de este tipo de iniciativas.
Define tus objetivos de negocios
Antes de comenzar cualquier proyecto de BI, es fundamental comprender claramente qué quieres lograr. Para ello, define tus objetivos específicos y los requisitos de información necesarios. Esto te ayudará a enfocarte en los indicadores clave que impulsarán tu proyecto de BI.
También permitirá priorizar las necesidades más relevantes y evitar desarrollar reportes o dashboards que entreguen información, pero que no tengan una aplicación concreta en la toma de decisiones.
Reconoce los KPI’s relevantes para cada usuario
Define junto a los tomadores de decisiones que utilizarán el modelo de BI en su día a día cuáles son las necesidades de información que tienen. Esto incluye crear una lista de los KPI’s que requieren para lograr con éxito sus objetivos.
Es importante considerar que cada área o perfil puede necesitar distintos niveles de detalle. Por ejemplo, mientras un equipo ejecutivo puede requerir una visión general del desempeño, otros usuarios pueden necesitar información específica para gestionar sus procesos diarios.
Identifica todas las fuentes de información relevantes
Una vez que has definido los indicadores clave, es importante que puedas tener la trazabilidad de cómo se obtienen los datos que serán utilizados en los cálculos de los KPI’s para reconocer las diferentes fuentes de información que impactan al modelo.
Esto permite anticipar problemas de calidad, disponibilidad o consistencia de los datos y asegurar que los indicadores se construyan a partir de información confiable.
Te podría interesar este artículo: ¿Qué es la gobernanza de datos (data governance) y para qué sirve?
Evalúa tu infraestructura y recursos existentes
Antes de invertir en nuevas tecnologías o herramientas de BI, evalúa tu infraestructura tecnológica y tus recursos existentes, y considera si tienes la capacidad interna para administrar y mantener el proyecto o si necesitas buscar ayuda externa.
También es importante considerar aspectos como el volumen de datos, la cantidad de usuarios que utilizarán la solución y la capacidad de la infraestructura para crecer junto con las necesidades de la organización.
Elige la herramienta de BI más adecuada
Para reconocer cuál es la alternativa ideal para tu negocio, es importante considerar tu ecosistema actual de soluciones, es decir, si trabajas en un entorno Microsoft, Google u otro.
Además, evalúa su facilidad de uso, capacidades de visualización y análisis, escalabilidad, costos, integración con otras herramientas y soporte disponible. Estas consideraciones te ayudarán a entender qué opción podría funcionar mejor para las necesidades actuales y futuras de la organización.
Capacita a los usuarios para que tengan mayor autonomía
Capacitar a los usuarios les permitirá responder rápidamente a las necesidades del negocio en términos de información, sin depender permanentemente de áreas de IT.
Además del manejo técnico de la herramienta, es importante que comprendan cómo interpretar los indicadores y utilizar la información disponible para apoyar sus decisiones. De esta manera, el BI puede incorporarse realmente en los procesos cotidianos de la organización.
Realiza una implementación gradual y en etapas
En lugar de intentar abordar todas las necesidades de información de la organización en un gran proyecto, considera una implementación gradual y en etapas. Enfoca tus esfuerzos en un caso de negocio o en un área específica para dar visibilidad rápidamente de los resultados y luego amplía gradualmente a otras áreas.
Esto te permitirá aprender de los éxitos y desafíos iniciales, ajustar tus estrategias y garantizar un correcto proceso de implementación. Además, permite demostrar resultados tempranos antes de escalar la solución al resto de la organización.
Cuenta con un partner especializado en datos
Al implementar un proyecto de BI con una empresa especialista en datos, puedes beneficiarte de su experiencia de negocio en tu industria para integrar mejores prácticas y de su conocimiento técnico para el manejo de datos, así como de su enfoque centrado en la calidad, seguridad y accesibilidad de la información.
Un partner también puede acompañar la definición de la arquitectura, integración de fuentes y desarrollo de los modelos de información, ayudando a que la solución pueda escalar a medida que evolucionen las necesidades del negocio.
Como ves, la integración de una estrategia de negocio basada en datos y el uso de herramientas tecnológicas que acompañan este proceso impulsan el crecimiento en las organizaciones y permiten obtener información clave de sus procesos internos, del mercado y de los clientes, entre otros. De esta forma, pueden reorientar sus esfuerzos buscando generar un mayor valor al negocio.
Conclusión
Business Intelligence permite que las organizaciones aprovechen mejor la información que ya generan, facilitando el acceso a datos confiables y actualizados para apoyar la toma de decisiones.
Sin embargo, para obtener resultados sostenibles, es importante acompañar la tecnología con objetivos de negocio claros, indicadores bien definidos, fuentes de información confiables y usuarios preparados para utilizar los datos en su trabajo diario.