La gobernanza de datos se ha convertido en una pieza clave para las instituciones de educación superior que buscan asegurar el cumplimiento normativo y legal, además de mejorar su rendimiento operativo y académico en un entorno cada vez más digital y basado en datos, impulsado últimamente por el Machine Learning y la Inteligencia Artificial.
En una entrevista con Sergio Bocaz, especialista en Gobierno de Datos en el sector de la educación, abordamos este tema, en el que se destacó principalmente que la gobernanza de datos no solo garantiza la integridad, disponibilidad y seguridad de los datos en el ámbito educativo, sino que también permite a las instituciones maximizar su valor al facilitar la toma de decisiones informadas con data de calidad, innovar en la enseñanza y adaptarse a las demandas y tendencias actuales del mercado global.
“La gobernanza de datos es una disciplina relativamente nueva, aunque existen nociones desde los años 70, se empezó a practicar fuertemente como hace 5 o 6 años, sobre todo en países desarrollados donde el dato es un activo relevante y los proyectos en torno de los datos son mucho más cuantiosos en términos de inversión”, comentó el también académico de Gobierno de Datos y Gestión de Proyectos y Gobernanza de Inteligencia de Negocios de la Pontificia Universidad Católica.
Según mencionó, las empresas se dieron cuenta que la calidad del dato es un tema clave y, la única manera de mejorar su calidad es estableciendo reglas claras, como políticas, procesos, roles y responsabilidades “Eso lo hace un organismo que dentro de la compañía se llama la oficina de Gobierno de Datos, que es la que coordina y ordena todas las orientaciones institucionales para que las personas apliquen las mejores prácticas al trabajar con datos, al crearlos y usarlos, en definitiva durante todo el ciclo de vida de los datos. Esto incluye también temas de seguridad, legales y de ciberseguridad”.
La importancia de los datos en la educación superior
La educación superior se ha convertido en un entorno profundamente impulsado por los datos, donde cada interacción entre estudiantes, profesores, la institución y organismos externos generan una cantidad significativa de información. Desde programas educacionales hasta indicadores de desempeño estudiantil, la capacidad de recopilar, analizar y utilizar estos datos es fundamental para comprender y mejorar el ciclo de vida del estudiante dentro de la organización.
Sin embargo, esta riqueza de información también plantea desafíos importantes, especialmente en lo que respecta a la privacidad y la seguridad de los datos personales. En un contexto donde se manejan datos sensibles como el ingreso familiar o información médica, por ejemplo, mantener la confidencialidad y cumplir con las regulaciones de protección de datos se convierte en una prioridad crucial para las instituciones de educación superior.
“Las universidades por un lado tienen una visión del negocio, que es una estrategia que busca predecir y ofrecer los mejores cursos o programas a sus estudiantes. Pero, por otro lado, está el problema legal, en el que tienen una Superintendencia de Educación detrás que les exige estándares elevados en términos de privacidad de los datos y tratamiento de los datos de las personas. Equilibrar esos dos mundos en este tipo de instituciones es complejo”, afirmó Bocaz y añadió:
“Si controlas todos esos procesos optimizándolos, resguardándolos, detectando problemas y utilizando analítica, vas a poder avanzar y entregar valor que es una de las cosas que se le exige a la gobernanza, aunque no es su rol principal, sino que es generar las condiciones para generar valor a través de los datos”.
Aspectos claves de la gobernanza de datos en la educación
Para instaurar una gobernanza de datos en la educación hay que considerar ciertos aspectos relevantes, pero el que más destaca es el compromiso del liderazgo. “Tenemos que poner un objetivo claro y tener un responsable. No se puede implementar un programa de Gobierno de Datos si no hay una persona que se haga cargo de ese esfuerzo. Si no está ese liderazgo se puede diseñar lo que sea, pero siempre estará vulnerable a que esa falta de capacidad de ejecución sea una barrera”.
Bocaz sugiere comenzar con una estructura bien centralizada que cuente con un respaldo firme por parte de la alta dirección, particularmente de la rectoría en el caso de las instituciones educativas. Él destaca que este enfoque centralizado es el más efectivo en el contexto educativo, ya que permite cumplir con las expectativas y compromisos establecidos, al tiempo que responde de manera adecuada a las necesidades y requerimientos del entorno.
Otro aspecto para considerar, de acuerdo con las declaraciones de Sergio, es el ambiente colaborativo. “Cuando quieres instaurar una oficina de gobierno, hay que entender que es un integrante nuevo a la estructura y debes hacerle espacio con recursos, personas y decisiones. Lo que quiero decir es que hay que acomodar la estructura de gobernanza, porque querer ponerla en una estructura ya definida sin hacer cambios será algo complejo”.
“Los programas de Gobierno de Datos se sustentan en 3 pilares: personas, procesos y tecnología. En ese orden. Las personas son las más importantes y muchas veces son reacias porque lo asocian a tecnologías que van a requerir y que no saben cómo utilizarlas, por eso las capacitaciones y desarrollo de habilidades son sumamente relevantes. Si queremos una adopción exitosa, tenemos que darles a las personas las herramientas para que puedan absorber esta nueva manera de hacer las cosas”.
Beneficios de implementar una sólida gobernanza de datos en la educación
La implementación de una sólida gobernanza de datos en la educación superior conlleva una serie de beneficios que impactan directamente en la eficiencia y el éxito institucional:
● Toma de decisiones precisas y eficientes: La aplicación de modelos predictivos como el Machine Learning permite tomar decisiones tácticas y estratégicas con mayor certeza y eficiencia, como predecir la demanda de cursos, la deserción estudiantil, entre otros.
● Apoyo a las ventajas competitivas: Salvaguardar la ventaja competitiva de una institución educativa es esencial para su supervivencia. La gobernanza de datos ayuda a materializar la visión estratégica y a mantener una ventaja sostenible en el tiempo.
● Facilita la implementación de estrategias educativas: Permite implementar estrategias como la personalización del aprendizaje, mejorar la retención estudiantil, ofrecer programas de posgrado adecuados, fortalecer la red de exalumnos, entre otros.
● Fomentar la transparencia y la validación interna: La gobernanza de datos aumenta la transparencia tanto interna como externa, fortaleciendo la validación del liderazgo institucional.
● Estímulo a la innovación: Los datos de calidad son la materia prima de la innovación en el ámbito educativo. La gobernanza facilita este aspecto continuamente al permitir ciclos de mejoras ágiles y eficaces.
● Soporte a la investigación: El Gobierno de Datos también juega un papel crucial en la gestión de datos de investigación, asegurando que los datos sean accesibles, reutilizables y preservados adecuadamente para estudios futuros. Esto es esencial para cumplir con los requisitos de los financiadores y para promover colaboraciones de investigación.
● Acceso a la información eficiente: Garantiza que la información sea accesible y esté organizada de manera que pueda ser ubicada fácilmente. Esto permite armar informes y análisis en un periodo de tiempo razonable, sin interrumpir las actividades académicas.
Para finalizar, Sergio Bocaz menciona que para tener una implementación exitosa de la gobernanza de datos en el ámbito educativo no es necesario comenzar con un esquema glamoroso con Machine Learning e Inteligencia Artificial, sino que es posible partir solo con la analítica de Business Intelligence (BI).
“Es necesario tener una base sólida en términos de reportería, del dato histórico y tener súper claro las decisiones que tomamos en el pasado, por qué las tomamos y cómo las tomamos. El BI es muy bueno en eso, no necesitas tener capacidad predictiva para saber qué hiciste bien o mal hacia atrás”, finalizó.
